FAQ logiciel de mairie

Un logiciel de mairie est une solution numérique qui permet de centraliser les tâches administratives d’une commune : gestion des courriers, demandes citoyennes, projets, parapheur, agenda, salles, matériel, véhicules, documents internes et suivi des services municipaux.

Ma Mairie Numérique sert à simplifier le fonctionnement quotidien des communes en regroupant plusieurs outils métiers dans une seule interface : parapheur, courrier, demandes, projets, agenda, salles, matériel, véhicules, annuaire, organigramme et assistant IA administratif.

Oui, Ma Mairie Numérique est particulièrement adapté aux petites et moyennes communes qui souhaitent disposer d’un outil simple, complet et accessible sans multiplier les logiciels coûteux ou complexes.

Une mairie devrait utiliser un logiciel de gestion municipale pour gagner du temps, éviter les oublis, centraliser les informations, améliorer le suivi des dossiers et faciliter le travail entre les agents, les responsables, les élus et le maire.

Ma Mairie Numérique permet de remplacer de nombreux fichiers Excel dispersés en centralisant les informations dans des modules structurés, avec des statuts, des droits d’accès, des historiques et une meilleure traçabilité.

Oui, Ma Mairie Numérique est une application web responsive. Elle peut être utilisée depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone pour consulter les dossiers, suivre les demandes, viser un document, gérer une urgence ou accéder à l’agenda.

Le logiciel peut être utilisé par les agents municipaux, responsables de service, DGS, élus, maire et administrateurs selon les droits définis par la commune.

La philosophie de Ma Mairie Numérique est simple : proposer un logiciel utile, clair et efficace, pensé pour le terrain, afin de réduire la complexité administrative et faire gagner du temps aux communes.

Les demandes des habitants peuvent être enregistrées dans un module dédié avec un objet, une priorité, un service concerné, un statut, des commentaires, des pièces jointes et un historique de traitement.

La centralisation des demandes, courriers, tâches, échéances et validations permet de limiter les oublis. Chaque dossier peut être suivi avec un statut, un responsable, une date et une trace des actions réalisées.

Le module courrier permet d’enregistrer les courriers reçus et envoyés avec une référence, une date, un expéditeur, un destinataire, un objet, un fichier joint et un statut de traitement.

Le module salles permet de suivre les disponibilités, les horaires, le demandeur, les besoins matériels, les tarifs éventuels et les documents associés afin d’éviter les doubles réservations.

Le module matériel permet de suivre l’inventaire, les prêts, les retours, les réservations, les stocks disponibles et les équipements utilisés par les services ou les associations.

Le module véhicules permet de suivre les disponibilités, réservations, conducteurs, kilométrages, carburant, entretiens et utilisations du parc automobile communal.

Le module projets permet de regrouper les tâches, documents, budgets, responsables, commentaires, échéances et décisions liées aux projets de la commune.

Un agenda municipal partagé permet de regrouper les réunions, manifestations, échéances, réservations, rappels et événements importants afin de donner une vision commune aux services et aux élus.

Un parapheur électronique pour mairie permet de faire circuler, valider, viser et signer des documents administratifs de manière numérique, avec un suivi clair des étapes et une traçabilité des décisions.

Oui, le maire peut signer électroniquement un document depuis le parapheur, après validation du circuit interne. Le document signé peut ensuite être horodaté, archivé et conservé avec son historique.

Une mairie peut gérer des arrêtés municipaux, courriers, conventions, décisions, notes internes, comptes rendus, documents budgétaires, autorisations, certificats et documents nécessitant une validation hiérarchique ou une signature.

Une IA administrative pour mairie est un assistant numérique capable d’aider les agents et les élus à rédiger des courriers, arrêtés, emails, notes, comptes rendus et documents administratifs en tenant compte du contexte communal.

Non. L’assistant IA ne remplace pas les agents municipaux. Il les aide à gagner du temps sur la rédaction, la synthèse et la préparation des documents, tout en laissant la relecture, le contrôle et la décision à l’humain.

Oui, l’assistant IA peut aider à préparer un projet d’arrêté municipal, structurer les informations, améliorer la formulation et produire une première version à relire et valider par l’autorité compétente.

Ma Mairie Numérique est conçu pour respecter les principes du RGPD : limitation des accès, gestion des droits, traçabilité, sécurité des données et maîtrise des informations traitées par la commune.

Oui, la sécurité des données est un point essentiel. Les accès sont organisés par rôles, les informations sensibles peuvent être limitées aux personnes autorisées et les actions importantes peuvent être tracées.

Non, Ma Mairie Numérique est accessible en ligne depuis un navigateur web. La commune n’a pas besoin d’installer un logiciel lourd sur chaque ordinateur.

Oui, une commune peut demander à découvrir Ma Mairie Numérique afin d’évaluer les modules, l’interface et l’intérêt du logiciel pour son organisation interne.